O que é o Fluxo de aprovação?

O Fluxo de aprovação é a funcionalidade que permite a configuração de um Fluxo como o próprio nome diz, onde os documentos publicados em um determinado espaço precisam passar pela aprovação das pessoas indicadas ou com responsabilidade pelo espaço.

Além disso disponibilizamos ferramentas para que este processo seja o mais fluido possível, com notificações para quem precisa aprovar, e um sistema de revisão, onde o gestor pode enviar pedidos de alterações para serem solucionadas antes do documento ser aprovado.

Com essa nova funcionalidade é possível configurar que um documento da área de RH por exemplo, precise ser aprovado pelo líder da área, posteriormente pela pessoa coordenadora, e depois pela diretoria até finalmente ser publicado, o melhor disso é que esse processo é 100% personalizável, nos aprovadores, na ordem e quantidade de pessoas por etapa se adequando bem a todo tipo de organização.

Onde achar o Fluxo de aprovação?

É possível achar o fluxo de aprovação em qualquer espaço já criado dentro do Droz Base, basta ir em:
3 pontinhos » configurações do espaço » Fluxo de aprovação, após isso basta selecionar o tipo de documento para qual você planeja que o fluxo seja aplicado, neste caso para os exemplos escolhemos os artigos.

Como configurar um Fluxo de aprovação?

Para configurar um fluxo de aprovação, primeiro você deve garantir que apenas os aprovadores tenham permissão de aprovar artigos no espaço em específico, todos os demais usuários que você planeja que contribuam naquele espaço deve apenas ter a opção de editar, para fazer isso de forma simples, você pode seguir um artigo que já temos por aqui:

Criando um novo Fluxo

Clique em criar um Fluxo de aprovação » Escolha entre Artigos, Cursos e Formulários » Criar Fluxo de aprovação » Adicionar Etapa.

Etapas separam em diferentes estágios as pessoas para a aprovação, ou seja, primeiro um novo documento passa pela Etapa 1, depois pela Etapa 2, e assim sucessivamente até o final, você pode nomear a etapa como quiser, a recomendação é que coloquem nomes que façam sentido para quem quiser acompanhar, por exemplo: Gestores, diretoria, coordenação e etc…

Nas etapas você deve adicionar as pessoas pelas quais o documento precisa passar para a aprovação no campo de aprovadores, e logo embaixo no campo precisam aprovar, você deve colocar o número de pessoas que obrigatoriamente precisam aprovar aquele documento.
Você pode criar quantas etapas forem necessárias para o seu negócio


Exemplos:

• Pessoas nos aprovadores: 3 - Precisam aprovar: 1 (Quando qualquer um dos aprovadores der OK, o documento segue o fluxo)

• Pessoas nos aprovadores: 2 - Precisam aprovar: 2(Quando todos os aprovadores derem OK, o documento segue o fluxo)
  

Possíveis dúvidas:

• Quando uma etapa é concluída, o documento segue para a próxima etapa, caso não haja mais etapas o documento é publicado automaticamente.

• Todos os aprovadores na etapa em específico rebem as notificações via plataforma e e-mail ao mesmo tempo quando algum documento precisa passar pela aprovação deles.

• Tanto quem publica tanto quem aprova, recebem notificações no sistema para poderem interagir, inclusive pedir alterações até que o documento seja publicado.

• Caso você não coloque nenhuma pessoa no campo de aprovadores, todo mundo que tem permissão de aprovar no espaço é inserido automaticamente (Comportamento padrão).

Utilizando o Fluxo Padrão

Caso você já tenha algum Fluxo configurado em algum espaço acima, você pode reutilizar a configuração não precisando configurar tudo novamente para o espaço abaixo, caso você não configure nenhum Fluxo personalizado, automaticamente o espaço “Herda” o Fluxo de Aprovação do espaço acima.

Exemplo:

Você já tem um espaço chamado Logística dentro de um espaço chamado Operações, nesta ordem: Operações » Logística (Logística está dentro de Operações).
Se nenhum Fluxo de aprovação for configurado para o espaço Logística, automaticamente ele copiará o Fluxo do espaço Operações.

Submetendo um documento no Fluxo de aprovação

A partir do momento que tudo estive configurado, o processo não difere do comportamento padrão do Droz base.

O usuário vai criar normalmente o artigo, e quando ele for publicar aparecerá apenas a opção de submeter para aprovação (Caso ele não seja também um administrador).

Assim que o artigo é submetido para aprovação, todas as pessoas configuradas na Etapa 1 recebem uma notificação no sininho na aba de tarefas, e assim que as próximas etapas forem necessárias o mesmo acontece.

A pessoa que publicou e os aprovadores pode acompanhar o progresso clicando em acompanhar o progresso na barra.

Fazendo isso, é possível ver todas as etapas restantes e as pessoas que já aprovaram ou faltam aprovar a publicação.

Além disso,na Barra lateral é possível solicitar ajustes em forma de comentários, estes ajustes voltam como notificações para quem publicou poder corrigir o que falta para a publicação.

(Caso um ajuste seja feito, a etapa onde o Fluxo está é reiniciada, todos os aprovadores necessários são acionados novamente).


Caso tudo esteja certo basta clicar em Aprovar, e finalizando o fluxo o documento vai ser publicado normalmente!